Las tecnologías de información en las pequeñas y medianas empresas (página 2)

El hecho de que las PYME’s necesiten de
tecnologías de información (TI) no necesariamente
significa que están invirtiendo en este rubro, o con la
rapidez suficiente para poder mantener un nivel admisible de
competitividad
en el mercado. Aquí cabe poner de manifiesto la
situación que prevalecía en México hacia
finales del año pasado (2002) y que muy probablemente no
haya cambiado en gran proporción en la actualidad
(mediados de 2003):

En la tabla 1 se muestra que
solamente el 28% de las microempresas,
que constituyen gran parte de los negocios en México,
cuentan con al menos una PC. Mendoza [1] afirma que "el 70% del
presupuesto
destinado a la inversión tecnológica se canaliza a
la compra de equipo, y de éste, 50% corresponde a
dispositivos de acceso, tales como computadoras
personales y hand helds". Por otro lado están las medianas
empresas, en donde prácticamente todas cuentan con al
menos una computadora
personal pero
el porcentaje que tiene acceso a Internet es del 54%.

Con estos números nos podemos percatar que la
demanda de tecnologías de información por parte de
las PYME’s es considerable y algunas empiezan a darse
cuenta que el uso de las tecnologías de información
contribuyen al mejoramiento de los procesos tanto internos como
externos del negocio, con lo que se espera que esta demanda vaya
en aumento.

Sin embargo, cabe mencionar que existen
obstáculos o barreras que intervienen en la
adquisición e implantación de tecnologías de
información dentro de las PYME’s.

3. Barreras para la
utilización de tecnologías de
información

Existen 4 barreras principales que a lo largo de los
años han impedido que las PYME’s logren su propio
cambio,
innovación y modernización [2]:

(a) Resistencia al
cambio

(b) Definición de requerimientos

(c) Hardware y
software

(d) Dependencia de los proveedores de
tecnología

Desde mi punto de vista la resistencia al cambio es la
barrera más influyente y la causante de que muchas
pequeñas y medianas empresas estén rezagadas en lo
referente a tecnología. Esta resistencia al cambio incluye
diferentes aspectos, tales como: 1) el temor al uso de alguna
tecnología por parte de los trabajadores, 2) los errores
en el uso de la nueva tecnología, 3) el cambio de cultura y
comportamiento
(dejar viejas prácticas para incorporar nuevas) y 4) la
escasa participación de los usuarios finales en el
levantamiento de los requerimientos, diseño
y desarrollo de las aplicaciones [2].

La segunda barrera es la mala definición de los
requerimientos de la aplicación que se quiere implementar,
ya sea específica o estándar. Esta barrera incluye
1) la falta de compromiso de los involucrados (gerencia,
clientes y/o proveedores), 2) la escasa coordinación entre los niveles
jerárquicos de la empresa y 3) la falta de experiencia en
el desarrollo e implementación de proyectos de esta
índole [2].

Por otro lado está el obstáculo del
hardware y el software donde muchas de las veces las empresas no
cuentan con un soporte técnico eficiente, el equipo
computacional existente en las compañías es
insuficiente para el desempeño de las actividades
básicas.

Pero, ¿cuáles son las razones por las que
las pequeñas y medianas empresas recurren a la
tecnología? A continuación se plantean
algunas.

4. Necesidades de las
PYME’s al recurrir a las tecnologías de
información

Las empresas empiezan a darse cuenta que, ante la
globalización, puede decirse que el uso de
tecnología ya no es un lujo, y pasa a formar parte
integral del modelo de
negocio de las empresas. Ante ello surgen necesidades que para
satisfacerlas necesitan el desarrollo e implantación de
proyectos que involucran a las tecnologías de
información.

Algunas de estas necesidades son [2]:

1. Mejorar producción y administración productiva
2. Mejorar administración de la
   empresa
3. Mejorar integración funcional de la
   empresa
4. Mejorar relación con clientes

El común denominador de estas necesidades es el
mejoramiento, lo que implica automatización y eficiencia en los procesos
tanto internos como externos, lo cual se logra con la manejo de
tecnología. Observando el orden en que se presentan las
necesidades, podemos aseverar que las empresas primero buscan la
mejora de los procesos internos, yendo desde los niveles
operativos hacia los niveles estratégicos, y
posteriormente se busca la mejora de los procesos externos, que
involucran tanto a clientes como proveedores.

Ya hemos hablado de las PYME’s, pero hace falta
también ver la situación del otro lado: las
empresas que proveen soluciones de tecnologías de
información.

5. La oferta de
tecnologías de información para las
PYME’s

En los últimos años las empresas de
tecnologías de información han volteado sus ojos
hacia las PYME’s. Esto se debe al gran potencial existente
y a que con una propuesta de solución de calidad, con
costos accesibles
y capacidad de soporte técnico pueden atacar un mercado
que ha ido cobrando importancia. Las empresas de software
comienzan a darse cuenta que pueden crear economías de
escala que se
verían reflejadas en importantes ganancias dentro de la
industria de
la informática.

Las empresas que proveen de tecnologías de
información a las PYME’s no tienen una tarea
fácil. Primeramente, tienen que estar conscientes de que
la adquisición de tecnología por parte de las
PYME’s tiene que estar justificada, ya que implica un
gasto. Según Florean [3], la justificación de
cualquier inversión tecnológica implica conocer a
ciencia cierta
cuál será el retorno de la inversión (ROI) y
el costo beneficio
que traerá consigo, así como el impacto tangible
que tendrá en el negocio.

En los últimos años se ha visto que las
expectativas generadas por las tecnologías no han sido
alcanzadas de manera completa e incluso algunas no llegan a
cumplirse. Esto se debe a que las empresas de TI no han sido
claras cuando venden la idea de la importancia de realizar una
inversión en tecnología. Florean [3] recalca que
"es necesario difundir la idea de que la tecnología no es
la panacea, sino una herramienta que permite acelerar y hacer
eficiente los procesos. La tecnología por sí misma
no brinda crecimientos espectaculares de productividad, de
eficiencia, de rentabilidad y
ventas, y para
ello se requiere de cambios en los procesos de
negocio".

Además, para poder ofrecer una solución de
calidad y a la medida de las PYME’s, las empresas de TI
necesitan conocer realmente, mediante un análisis profundo, las necesidades del
usuario de la tecnología. El reto para los proveedores es
la diversificación y la orientación al segmento
empresarial a través de la generación de soluciones
prácticas y funcionales a los requerimientos
[4].

En la tabla 2 se muestran algunas de las grandes
empresa de tecnologías de información que en los
últimos tiempos han enfocado parte de sus esfuerzos a
desarrollos de proyectos enfocados a las PYME’s [7, 8, 9,
10, 11, 12].

Dentro de las soluciones ofrecidas destaca la
tecnología emergente Internet, que es una buena
opción de solución para las PYME’s y cada vez
cobra mayor auge como veremos a continuación.

6. El papel de
Internet

El papel de Internet dentro del proceso de
tecnificación de las PYME’s es de suma importancia.
Los dirigentes de las PYME’s se han dado cuenta de la
versatilidad que posee Internet para lograr satisfacer sus
necesidades y fomentar la innovación dentro de la
empresa.

Bolaños [5], menciona algunos usos que se pueden
hacer apoyándose en Internet:

1. Presencia. Que los clientes puedan ver que las
   empresas están ahí. Que los posibles clientes
   sepan a qué se dedica la empresa. Es como un anuncio
   permanente en un gran directorio mundial. Las grandes
   ventajas de este "anuncio" es que se puede cambiar, agrandar,
   achicar o mejorar cuantas veces se quiera.
2. Mercadotecnia. Además del punto anterior, se
   pueden promover los productos.
   Fotos,
   características, precios,
   tamaños y tiempos de entrega pueden ser incluidos
   dentro de su página. Otra vez, la ventaja es la
   versatilidad, puede dar de alta y de baja líneas o
   productos, y los "catálogos" estarán
   permanentemente actualizado.
3. Servicio al cliente.
   Se pueden recibir quejas, sugerencias, avisos, solicitudes
   de servicio
   e inscripciones a un curso, por ejemplo. Se puede publicar
   en WEB las
   preguntas más frecuentes (FAQ´s) de los
   clientes y su contestación. Se puede poner dentro de
   la página un catálogo electrónico, en
   el cual se incluyan los modelos,
   características y precios de los artículos
   comercializados. Dentro de la misma página
   incluirá una forma de pedido, la cual puede ser
   automatizada. Finalmente se solicitará los datos al
   cliente, para terminar de procesar el pedido de forma
   tradicional. Como se puede observar, si bien no es comercio
   electrónico, puede ayudar a iniciar, aunque
   tiene sus limitaciones.

   Además de estos usos existen muchos
   más, unos de los que ha cobrado importancia en los
   últimos años son:

4. Comercio electrónico. Se puede tener un site
   automatizado, en el cual sus clientes entren, vean,
   seleccionen, compren, paguen y esperen recibir. Por su parte,
   la empresa solo verá el pedido a surtir en almacén, lo surtirá y
   mandará por mensajería. El proceso es
   totalmente automatizado, deberá usar un software para
   realizar transacciones seguras, para salvaguardar la
   integridad de los datos de las tarjetas de
   crédito de los clientes.
5. Integración con los proveedores. Es posible
   tener una comunicación directa con los
   proveedores de manera que el proceso de surtido de
   mercancía sea automático. O también se
   pueden realizar los pagos directos a los proveedores sin
   necesidad de una factura
   física, solamente con un simple
   "click". Aquí podríamos estar hablando del
   negocio electrónico (e-business).
6. Información privada. Es viable tener acceso
   a diferente tipo de información privada, como informes
   financieros, administrativos, información de
   empleados. Las personas autorizadas para acceder a este tipo
   de información pueden obtenerla en cualquier parte del
   mundo teniendo una computadora personal con conexión a
   Internet.

Pero Internet por sí sola no es la
solución para que las PYME’s contribuyan a la
modernización del país. Se requiere unificar
esfuerzos de los agentes involucrados. A continuación se
muestran algunas acciones que pueden ayudar a capitalizar la
anhelada modernización de México.

7. Acciones para
lograr la modernización de las
PYME’s.

Dada la dimensión que poseen las PYME’s en
México, su modernización implicaría la
modernización del país en general.

Quadri [6] propone algunas acciones para poder lograr
esa modernización:

1. Más inversión extranjera
   directa
2. Nuevas redes productivas entre
   las grandes empresas exportadoras y las pequeñas y
   medianas empresas
3. Educación y capacitación de calidad
   internacional
4. Una nueva cultura empresarial
5. Un apoyo firme del Estado
   para suplir o complementar a la iniciativa privada cuando
   prevalecen problemas
   de bienes
   públicos y alto riesgo
6. Descenso en las tasas de
   interés a niveles suficientes que hagan viables
   los proyectos a largo plazo
7. Reactivación del crédito a las
   empresas mexicanas
8. Una política industrial-ambiental para la
   PYME’s orientada hacia la competitividad y la
   "ecoeficiencia".

Ya hemos hablado de las dos partes involucradas
directamente en el proceso de modernización de las
PYME’s: las PYME’s y las empresas de TI.
Después de observar las acciones sugeridas para concretar
la modernización global de México, podemos apreciar
que en la mayoría el Gobierno está
íntimamente involucrado. Este nuevo agente, dentro de la
incorporación de tecnologías de información
a las PYME’s, debe tener un papel muy activo que fomente y
contribuya claramente a la ejecución de las acciones
mencionadas arriba.

La modernización de México a través
de las PYME´s es una tarea tripartita
(PYME’s-Gobierno-Empresas de TI), y cada agente requiere
comprometerse realmente con las actividades que le corresponde
realizar.

ISC Juan Alonso Valenzuela Rodríguez:
Profesionista de Apoyo del Departamento de Desarrollo de Finanzas del
Sistema
ITESM.

Tabla 1. Potencial de MPYME
[1].

Tabla 2. Empresas de
tecnologías de información.

8.
Conclusiones

Las tecnologías de información dentro de
las PYME’s juegan un papel muy importante (en
aquéllas que las tienen). Permiten desde la
interacción más directa y eficiente con el
proveedor, pasando por la mejora de los procesos internos de la
empresa hasta poder conocer al cliente y sus preferencias. Pero
esto muchas veces no lo ven o no lo saben los administradores de
este tipo de empresas y oponen una gran resistencia al
cambio.

Cabe mencionar que las PYME’s que no incorporen el
uso de las tecnologías de información como parte
del negocio ponen en riesgo su
permanencia en el mercado ya que siempre existirán otras
PYME’s que sí lo hagan y obtengan una ventaja
competitiva.

En México falta mucho por hacer para lograr una
infraestructura tecnológica competente con la de
países desarrollados, es cuestión que los agentes
involucrados (PYME’s – Gobierno – empresas de
software) se decidan a realizar el cambio. No significa que sea
fácil, pero tampoco es imposible.

9.
Referencias

[1] Mendoza, Alejandra. Bajo nivel de
tecnificación en las MPyME. Octubre 25, 2002.

http://www.canalesti.com/articulos.php?id_sec=22&id_art=508&id_ejemplar=39

[2] Enfoques. ¿Qué les pasa a las
PYME’s con las TI? http://www.intec.cl/revista/art1%20(Pyme%20y%20TI).htm

[3] Florean, Alejandro. Baja la inversión
tecnológica en empresas mexicanas. Septiembre 6,
2002.

http://www.canalesti.com/articulos.php?id_sec=22&id_art=416&id_ejemplar=31

[4] "Banda Ancha:
Acelera internet y gana adeptos". Proquest [on-line database].
Reforma; Mexico City; Feb 18, 2003;
Adriana Vizcaino

[5] Bolaños Barrera, Ricardo. Internet para mi
PYME.

http://www.pyme.com.mx/articulos_pyme/todoslosarticulos/internet_para_mi_pyme.htm

[6] "PYME’s: tecnología y
sustentabilidad". Proquest [on-line database]. Reforma; Mexico
City, Mexico; Sep 16, 2001;
Gabriel Quadri

[7] "Impulsan fabricantes de hardware opciones para
pequeñas empresas". Proquest [on-line database]. El
Norte; Monterrey, Mexico; Mar 4, 2002;
Guillermo Lopez Villegas

[8] "Invitan a 'dominar' el negocio". Proquest
[on-line database]. El Norte; Monterrey, Mexico; Feb 24,
2003;
Veronica Valencia

[9] "Ofrecen ERP
fácil de adoptar". Proquest [on-line database]. El
Norte; Monterrey, Mexico; Dec 3, 2001;
Veronica Valencia

[10] "Tiempo de
Negocios / Va PeopleSoft por PYME’s". Proquest [on-line
database]. El Norte; Monterrey, Mexico; Feb 4, 2003;

Dario Celis Estrada

[11] "Ven empresas de software hacia el sector de
PYME’s". Proquest [on-line database]. Reforma; Mexico
City; Mar 13, 2003;
Adriana Vizcaino

[12] "Ven soluciones tecnologicas para PYME’s".
Proquest [on-line database]. Reforma; Mexico City; Feb 19,
2003;
Adriana Vizcaino

Juan Alonso Valenzuela
Rodríguez